От аудиоконференции до телефония, основните функции за обединени комуникации зависят от звука, така че снабдяването на Вашите служители с устройства, които поддържат тези функции по най-добрия начин, още с първото обаждане ще увеличи естествено приемането сред потребителите. Въпреки това, обединените комуникации няма да се задействат сами – задълбоченото планиране спомага за успешно начално изживяване на потребителите и увеличава вероятността за добра възвръщаемост на инвестициите Ви в обединените комуникации.
Инструменти за обединени комуникации
ВЪЗМОЖНОСТИ ЗА IT ЕКИПА. ВЪЗМОЖНОСТИ ЗА СЛУЖИТЕЛИТЕ
Инструменти и ресурси за по-бързо приемане на аудиоустройствата за обединени комуникации.
Общ преглед

UC ИЗГЛЕЖДА ДОБРЕ НА ХАРТИЯ. СЕГА ГО НАПРАВЕТЕ ДОБЪР.
Инструментите за обединени комуникации съставят едно онлайн портфолио с най-добри практики, IT инструменти и ресурси за обучение на крайни потребители във връзка с внедряването на аудио устройства за обединени комуникации. Вижте разделите „Планиране“, „Внедряване“ и „Приемане“ по-долу за полезни съвети за успешно внедряване.
Планиране
Смекчаване на рисковете
Преглед. План. Пригответе.
Как да осигурите максимално приемане на аудиоустройствата за обединени комуникации? Отговорът е лесен: планирайте предварително. На този етап е важно да разгледате индивидуалните и организационните изисквания, цялостната интеграция на обединените комуникации, както и да разработите солидна комуникационна стратегия. Ресурсите за планиране на инструментите за обединени комуникации ще Ви помогнат да определите събитията, които са от решаващо значение за успеха.
ЧЗВ
За какво ми трябва план за внедряване на аудиоустройства за обединени комуникации?
Това е първото ни внедряване на аудиоустройства за обединени комуникации. Откъде да започна?
Разгледайте стила на работа на Вашите служители. Работят ли най-вече в офиса или в движение, или и двете? Работят ли от вкъщи? Никой не иска да усвоява напълно непознати навици, така че помислете как обединените комуникации могат да им помогнат при сегашните им начини на работа. В зависимост от това как работят, потребителите се нуждаят от различен вид аудиоустройство според начина, по който ще използват обединени комуникации.
Как да избера аудиоустройствата за пилотно въвеждане?
Изборът на правилното аудиоустройство се свежда до стила на работа на Вашите потребители. Някои потребители са свързани с компютър, мобилен телефон и настолен телефон през целия ден. Други се нуждаят от мобилност в офиса или предпочитат ръцете им да бъдат свободни, като използват кабелни слушалки или телефони с високоговорител, а има и потребители, които прекарват по-голямата част от деня си в движение. Уверете се, че продуктите, които избирате за пилотното въвеждане, са подходящи за начините, по които работят Вашите потребители.
Кои функции на аудиоустройствата трябва да тествам?
След като прегледате и изберете продуктите за тестване, се заемете с определянето на функционалните изисквания, необходими за работните характеристики на продукта. Фокусирайте се както върху основните, така и върху тези, за които се очаква да бъдат използвани най-много. В допълнение към общите характеристики на продукта, като например контролирането на нивото на звука и на заглушаването, тестваните аспекти може да включват качество на звука (изпращане и получаване), лекота на използване, издръжливост, гъвкавост, удобство при носене, продължителност на разговорите преди повторно зареждане, преносимост, Plug-and-Play характеристики, както и цялостното изживяване на потребителите. Разработете план за тестването, който отговаря на комуникационните цели на Вашия бизнес.
Какъв вид сценарии да взема предвид при пилотно въвеждане?
Това зависи от Вашата организация и хората в нея. Много потребители работят от вкъщи, на летището, в кафенета и в други обстановки със значителен външен шум, а други работят в офис с отворен план или в частен офис. Уверете се, че знаете къде и по какъв начин обикновено работят служителите Ви и оставете това да определя сценариите.
Кой трябва да участва в тестовата група?
Вашият кратък списък с подбрани кандидати трябва да обхваща представителна част от организацията Ви и да отразява начина, по който тя работи. Например изпълнителните администратори и мобилните служители обикновено са отлични кандидати при тестване. Набележете и потенциални „суперпотребители“ – ранни последователи на новите технологии или поддръжници на IT – които да действат в негово допълнение.
Как мога да интегрирам аудиоустройства за обединени комуникации в цялостната си стратегия?
Понякога аудиоустройствата допълват съществуващата Ви телефонна инфраструктура. А в други случаи те изцяло заменят настолните телефони. Възможни са и хибридни сценарии. Важно е осъзнаването на общите цели на обединените комуникации за Вашата фирма и да съгласувате с тях стратегията си относно аудиоустройствата.
Как стои въпросът с потребителите, които искат безжични аудиоустройства?
На разположение са различни технологии за безжични слушалки, от Bluetooth® до DECT™. Имайте предвид, че броят на безжичните устройства, които могат да работят в определена зона, варира в зависимост от технологията. Постигането на правилен баланс е от ключово значение за оптимална работа на слушалките. Отново, познаването на стила на работа на Вашите потребители – независимо дали работят в офис, в движение или с виртуално присъствие – ще Ви помогне при избора на броя и вида на безжичните слушалки, към които да се ориентирате.
Защо е важно служителите да бъдат информирани?
Когато променяте начина, по който служителите работят, от съществено значение е те да се чувстват като собственици. От самото начало обяснете по какви причини ще им бъде от полза. Дръжте служителите постоянно информирани. Най-важното е да ги накарате да се почувстват така, сякаш техните конкретни нужди дават насока на решенията.
Как да измеря успеха?
Определете показатели, които илюстрират до каква степен аудиоустройствата могат да спомогнат за постигането на организационните Ви цели. Можете ли например да намалите платените минути за конферентен разговор или броя на имейлите? Колко са доволни служителите преди и след внедряването? Съгласувайте ключовите показатели за ефективност (KPI) с Вашия управленски екип и ги използвайте като барометър при разглеждането на потенциални устройства.
Контролен списък
Определете изискванията за организацията и за служителите
- Споделяйте информация относно наличните възможности за поддръжка за потребителите: фирмен интранет, уикита, видеоклипове, уебинари, както и онлайн обучение за настройка на аудиоустройството и използването му с даден вид софтуерен телефон.
Създайте сценарии за използване и екип за тестовете
- Набележете параметрите за успешно пилотно въвеждане. Определете тестови сценарии за реални случаи, които отразяват действителните начини на работа на потребителите.
- Създайте пилотен план, който да включва също продължителността на тестовете и методите за оценка.
- Подберете представителен екип за тестовете.
Изберете производители и аудиоустройства за обединени комуникации
- Осведомете се за предлаганата от производителя поддръжка. Определете колко технически познания са ви необходими от Вашия производител.
- Проучете издръжливостта на аудиоустройствата за обединени комуникации чрез ресурси на трети страни.
- Разгледайте предлаганите устройства. Направете сравнение на броя и стойността им спрямо функциите, добавящи стойност. Достигнете до продуктова гама, която съответства на начините на работа на потребителите.
- Сдобийте се с аудиоустройствата, които ще използвате за пилотното въвеждане.
Извършете тестове и анализирайте резултатите
- Тествайте платформата за обединени комуникации с наличните устройства.
- Изберете подходящите тестове, включително за следните аспекти:
- Инсталиране
- Разбираемост
- Входящи и изходящи обаждания
- Мобилност в офиса и обхват при движение
- Контрол на разговори – ниво на звука и заглушаване
- Конферентни разговори
- Удобство и ергономичност
- Многоточкови връзки
Създайте стратегия за въвеждане на аудиоустройства
- Установете кой ще инсталира аудиоустройствата и как ще бъдат инсталирани и поддържани.
- Определете стратегия, която балансира сложността и разходите.
- Добийте представа за необходимото ниво на контрол, отговарящо на изискванията на Вашия бизнес модел – управление от IT отдел, чрез IT бизнес партньор или в съответствие с IT стандартите.
Интегрирайте я със стратегията за обединени комуникации
- Обмислете нивото на интеграция и възможните роли, които съществуващите технологии биха имали в бъдеще.
- Определете каскадното въздействие на избрания от Вас подход върху сроковете, необходимите типове аудиоустройства и стратегиите за поддръжка. Например следните подходи ще имат различен ефект:
- Коренна промяна
- Хибридна стратегия с план за бъдещо оттегляне на предишните устройства
- Хибриден подход
Подгответе се за промяна
- Потърсете и подпомогнете развитието на чувство за собственост в отделите или сред отделни лица, които може да имат възражения.
- Подгответе служителите с помощта на „спонсор“ от ръководния екип, който да Ви помогне да ги запознаете с програмата.
- Разработете задълбочен комуникационен план, който се фокусира върху настъпващите промени и ползите от тях.
- Привлечете и обучете „суперпотребители“, за да улесните разпространението на знания и осигуряването на поддръжка.
Определете параметрите на успеха
- Определете показателите, които важат за фазата на приемане, включително степента на използване и успешните „моменти на истината“ (напр. първият проведен разговор и други подобни).
Референция за изтегляния
Внедряване
Управление на промените
УПРАВЛЯВАЙТЕ. АНГАЖИРАЙТЕ СЕ. ВЪВЕДЕТЕ.
Вече сте избрали аудиоустройствата за обединени комуникации. Планът Ви е приведен в действие. Сега е време да се подготвите за същинското внедряване. Комплектът инструменти UUC (инструменти за внедряване на ресурси) ви помага да идентифицирате всичко от логистиката на получаване и съхранение на продукти до създаването на комуникационен план за цялата компания и най-добрите начини да се поддържат новите аудио устройства на служителите ви при UC.
ЧЗВ
Защо внедряването на аудиоустройства за обединени комуникации е толкова важно?
Гладкото внедряване ще спомогне за приемането от страна на потребителите. Да внедриш аудиоустройства звучи просто и лесно. Но в случай на няколко хиляди служители, кой е най-добрият начин за внедряване на правилното аудиоустройство за даден служител? Какви са логистичните сценарии, които IT организацията трябва да разгледа и да вземе предвид? Как стои въпросът с работещите от разстояние, договорно наетите и временните служители? За постигане на успех е необходим ясен подход за цялостно внедряване на аудиоустройствата в организацията.
Кои са най-важните елементи за разглеждане?
Комуникация. Постарайте се да поддържате комуникация с потребителската база. Добре информираната аудитория счита, че е по-лично ангажирана и ще гледа на промените по-непредубедено и с по-малко притеснения.
Логистика. Помислете как възнамерявате да изпращате и инсталирате всяко аудиоустройство, особено за потребителите, работещи от разстояние.
Обучение и поддръжка. Ангажирайте екипите за IT поддръжка и се уверете, че са обучени и готови да разпространяват и поддържат устройствата.
Какво трябва да съобщя на потребителите във фазата на внедряване?
Концентрирайте се върху сроковете и очакванията. Уведомете потребителите за текущите дейности, кога ще се провеждат и какво се очаква от тях. Също така не забравяйте да ги информирате относно процеса на обучение и поддръжка. Редовната комуникация е от ключово значение.
Кои са най-добрите методи за информиране относно внедряването?
Разнообразието от методи за комуникация може да послужи за най-добро усвояване на Вашите потребители. Вникнете в стиловете им на заучаване, за да им дадете по-голямо чувство за собственост и за да се уверите, че всеки има шанс да се информира. Възможните методи включват общи събрания и използването на фирмени портали и имейли. Потърсете помощта на фирмените ръководители във връзка с комуникацията, когато това е възможно. Когато потребителите знаят, че ръководните кадри трябва да преминат през същите начални стъпки и процедури за поддръжка, това помага за укрепване на целите и смекчаване на съпротивата срещу промените.
Как най-добре да подготвя IT организацията?
Заедно с IT мениджърите изчислете каква част от честотната лента трябва да бъде отделена за поддръжка на аудиоустройствата за обединени комуникации. За да включите персонала, активирайте ИТ отдела – особено бюрото за помощ и персонала за поддръжка на UC â, за да опитате възможно най-много от използваните аудио устройства. В допълнение към формалното обучение, практическото обучение ускорява придобиването на познания от членовете на екипа Ви за поддръжка. Осигурете им полезни съвети и ги подгответе за първите заявки за поддръжка.
Какви са най-добрите практики за разпространение на аудиоустройства?
Важно е да вземете предвид конкретното местоположение на потребителите, от колко помощ ще имат нужда, както и дали има потребители, за които е необходимо специално внимание – например висши ръководни кадри. Ако потребителите са концентрирани в един и същ офис, помислете за централен пункт, където да получават и да се разписват за аудиоустройствата. Осигурете им първоначално практическо обучение или тренировъчно видеообучение. Разбира се, може да се наложи да изпратите аудиоустройства на мобилните или виртуалните си служители и да предоставите онлайн инструмент за обучение или уебинар.
От какво друго се нуждае потребителят при получаване на неговото аудиоустройство?
Препоръчваме ви да предоставите ръководство за бързо инсталиране , което е специфично за издаденото аудио устройство и вашата платформа UC. Ръководствата трябва да предоставят персонализирани инструкции за конфигурирането на новото аудиоустройство, извършването и приемането на обаждания. Plantronics счита това за най-добра практика и създава портфолио от Ръководства за бърза настройка, отнасящи се за много от продуктовите семейства за обединени комуникации на Plantronics. Също така обмислете включване на карта с телефони и имейл адреси, които служителите ще могат да използват за техническа помощ.
Кой трябва да инсталира аудиоустройствата?
Това зависи от техническите познания на служителите, видовете аудиоустройства и платформата за обединени комуникации. Голяма част от кабелните слушалки са тип Plug-and-Play, така че инсталацията е лесна. Други изискват софтуер в зависимост от използваното приложение за обединени комуникации. Процедурата при безжичните аудиоустройства е малко по-комплексна, инсталирането продължава повече и може да изисква промени в настройките, така че вероятността потребителите да имат нужда от IT поддръжка е по-голяма.
Контролен списък
Изберете начина за съобщаване на процеса
- Формулирайте методи за комуникация и обучение, които да отговарят на различните начини, по които хората се учат. Ако е възможно, дайте избор от уебинари, интранет файлове за изтегляне, видео, срещи на живо или информационни постери.
Организирайте обучение за Вашия поддържащ персонал
- Говорете с персонала по поддръжката и направете следните подготовки:
- Определете стратегия за поддръжката: самообслужване, пълно обслужване или комбинация от двете. Стратегията Ви може да зависи от типовете потребители и аудиоустройствата.
- По време на внедряването вземете предвид графиците и работните задачи на персонала по поддръжката.
- Изберете стратегия за разпространение:
- Осигурете обучение.
- Дайте от новите аудиоустройства на персонала по поддръжката.
- Решете как ще се справяте с подмяната и надстройките, ако потребителите счетат, че аудиоустройството не отговаря на техните нужди.
Организирайте логистичните процеси
- Съобразете стратегията си за доставка с броя на устройствата и типа на потребителите (офисни, виртуални и мобилни служители) и изберете един от следните начини на разпространение:
- Използване на централен пункт.
- Доставка (или инсталиране) на аудиоустройството на работното място на потребителя.
- Изпращане на аудиоустройствата на потребителите, работещи от разстояние.
- Използване на централен пункт.
Поддържайте инсталирането
- Уведомете потребителите за наличните ресурси за помощ при инсталиране.
- Помислете за допълнителна помощ за инсталиране на по-сложни модели (напр. безжични) или за специфични групи потребители (напр. ръководители).
- Подгответе персонал по поддръжката и бюро за помощ (ако ще са различни), които да оказват помощ чрез технически, човешки и свързани със знания ресурси.
- Направете още една бърза проверка, за да сте сигурни, че всичко е готово за първите обаждания на Вашите потребители от новите им аудиоустройства.
Референция за изтегляния
Приемане
Моментът на истината
ПОДПОМАГАЙТЕ. ПОСТИГНЕТЕ. АНАЛИЗИРАЙТЕ.
Ще премине ли добре първият опит на служителите Ви с аудиоустройство за обединени комуникации? Инструментите за обединени комуникации в раздел „Приемане“ предлагат ресурси, спомагащи за положителен „момент на истината“ – ключовият момент, когато служителите осъзнават, че ще използват с удоволствие новото си устройство. Използвайте тези инструменти, за да Ви помогнат да измислите най-добрите начини за постигане на най-високо ниво на приемане от потребителите, да прецените нивото на тяхната удовлетвореност и да подобрите въвеждането в бъдеще.
ЧЗВ
Какво означава приемането от страна на потребителите – и защо трябва да му обърна внимание?
Приемането от страна на потребителите означава, че те преминават от старите начини на гласови комуникации към нов и по-добър. Ключовият елемент за приемането е първото изживяване на потребителя да бъде успешно. Този момент създава увереност и насърчава текущото използване на новите аудиоустройства. Приемането е важно за утвърждаване на инвестициите на компанията и подобрява бизнес резултатите.
Защо това първо се нарича толкова критичен „момент на истината“ и какво мога да направя, за да се подобри процентът на успеваемост?
Моментът на истината е тогава, когато потребителят прави първото си обаждане. Успешното първо обаждане води до следващо и задвижва процеса. От друга страна, едно проблематично първо обаждане може да разколебае потребителя да използва новото си устройство. Насърчете потребителите да направят пробно обаждане до Вашето бюро за помощ или персонала по поддръжката. Ако това премине гладко, ще бъде по-вероятно потребителят да продължи да използва устройството. Ако не премине гладко, IT екипът е веднага на разположение да осигури помощ за разрешаване на проблема.
С какви инструменти трябва да разполагам, ако потребителите се нуждаят от помощ с техните нови устройства?
За подпомагане на процеса, Ви препоръчваме да предоставите гама от решения за самопомощ, помощ при поискване и онлайн ресурси, като например ръководства за отстраняване на неизправности и обучение за работа с продукта. Plantronics признава това като най-добра практика и е разработила онлайн обучение за създаване на аудио устройства , както и ръководство за настройка на аудио устройството с определен софтуерен телефон.
Как мога да проверя дали аудиоустройствата се използват?
Осигурете начин за обратна връзка, за да получавате потребителски коментари и да научавате за възникнали проблеми. Разбира се, този метод изисква от потребителя да предприеме действия. Друга добра практика е просто редовно да обхождате офисите, да слушате как Вашите служители използват аудиоустройствата си и да ангажирате някои от тях да Ви дават директно информация и коментари. Като последно, поддържайте връзка с Вашите „суперпотребители“ и изпълнителни администратори. Те често са първите, които знаят какво се случва в офиса.
Какво може да повиши нивото на приемане?
Подчертавайте и рекламирайте успехите на потребителите. Когато даден потребител успешно използва ново аудиоустройство и колегите му ще се окуражат да го изпробват. Направете забавен вътрешнофирмен видеоклип, показващ как аудиоустройствата улесняват сътрудничеството и подобряват производителността. Тъй като нежеланието за приемане на нещо често се основава на страха от неизвестното, поканете смесена група от лесно и трудно възприемащи хора и ги накарайте да обсъдят опита си при използване на аудиоустройствата. Накрая помолете Вашите „спонсори“ от ръководния екип да работят с корпоративните комуникации и да споделят своя опит.
Как да измеря успеха на приемането?
Проучването на мнението на потребителите скоро след внедряването може да Ви помогне да прецените нивото на удовлетвореност и успех. Това проучване може да бъде количествено или качествено. Някои примерни въпроси:
- Доволни ли сте от Вашето аудиоустройство?
- Добре ли работи?
- Направихте ли първото си обаждане и беше ли то успешно?
- Получавате ли поддръжката, от която се нуждаете?
Как мога да демонстрирам успех на ръководството?
Позовете се на показателите, договорени по време на етапа на планиране, и споделете рано успехите си. Намалиха ли се платените минути за конферентен разговор? Намали ли се броят на имейлите? Какви са ключовите показатели за ефективността? Платформите за обединени комуникации имат механизми за измерване на потребителската активност, които могат да бъдат използвани за отчет. Бизнес достойнствата на платформата за обединени комуникации – и на нейните аудиоустройства – ще бъдат оценени. Насърчаването на използването и следенето за това, наред с отношението към новата платформа за обединени комуникации, са първите стъпки за постигане на положителни бизнес резултати.
Потребителите изглежда се справят добре със своите аудиоустройства за обединени комуникации. Трябва ли все още да ги наблюдавам?
Когато поемете инициативата и установите практика на постоянна оценка на новите разработки и промяната на изискванията на потребителите, ще забелязвате новите тенденции, преди те да са се проявили напълно. Този подход Ви дава възможност за по-нататъшно обучение на потребителите и насърчаване на подходящото поведение, като същевременно се поражда диалог, който разкрива на потребителите, че те самите имат полза от обединените комуникации.
Какво се препоръчва при необходимост от подмяна и надстройки?
Технологията се движи бързо, затова е жизненоважно да подготвите политика и процедура за надстройка, преди да Ви бъде поискана. След като направите това, осигурете лесен за използване и интуитивен инструмент, в идеалния случай достъпен чрез интернет, който да дава незабавен достъп до списъка с одобрените от IT аудиоустройства за обединени комуникации. Можете да изберете индивидуално управляемо решение или да работите в сътрудничество с производителя на Вашето аудиоустройство за обединени комуникации. С този инструмент служителите ще могат да видят наличните възможности и да направят сравнения, за да вземат осведомени решения.
Контролен списък
Проверявайте използването
- Интервюирайте нови потребители.
- Установете начини за обратна връзка.
- Отбележете нивото и качеството на текущото използване.
- Намерете отговор на безпокойствата на потребителите.
Измервайте и съобщавайте успехите
- Използвайте базови параметри, спомагащи за оценка на напредъка.
- Следете показателите, записани от Вашата система за обединени комуникации.
- Извършете проучване на потребителите и запишете първоначалната им реакция при първото обаждане.
- Публикувайте и рекламирайте успешните случаи във вътрешни бюлетини, блогове и социални медии; включете потребители, за които аудиоустройството за обединени комуникации е част от ежедневието.
- Работете съвместно с корпоративните комуникации за последователност и дългосрочни насоки в съобщенията. Затвърдете идеята, че платформата за обединени комуникации е дългосрочна програма и няма да бъде изместена от следващата корпоративна инициатива. Помолете Вашия „спонсор“ от ръководния екип да сподели някои лични успехи.
Разрешавайте нови проблеми и обновявайте услугите
- Проведете следващо проучване, за да постигнете следните цели:
- Да измерите потребителското удовлетворение.
- Да решите дали фундаментални промени (напр. на работната среда или стила на работа) са създали предизвикателства, изискващи ново или различно аудиоустройство.
- Разработете подход за проактивно разглеждане на проблемите на потребителите по следните начини:
- Намерете отговор на проблемите и предоставете алтернативи, когато е необходимо.
- Ангажирайте трудно приемащите потребители чрез съпричастност към тяхното колебание и предложете да демонстрирате лесни за използване функции.
- Актуализирайте техническата информация; опишете извлечените поуки. Гарантирайте правилното тестване и съобщаване на промените в платформата за обединени комуникации, включително нови функции или различни настройки.
- Осигурете физическо място, където служителите могат да направят бърза проверка на устройството си, да сменят батериите, да регулират настройките, да получат нови възглавнички за слушалките или отговори на своите въпроси.
Поддържайте надстройките
- Актуализирайте постоянно списъка на аудиоустройствата за обединени комуникации.
- Бъдете проактивни при тестването на нови устройства. Тествайте устройствата рано и ги добавяйте към одобрения списък, така че в поддържаната среда да не попадат неизпитани устройства.
- Създайте лесен за разбиране процес на надстройка.
- Поддържайте подмяната:
- Разработете гаранционен процес и направете лесен за разбиране процеса в случай на искове.
- Осигурете инструменти, които позволяват на потребителите да изберат ново аудиоустройство за обединена комуникация.
Референция за изтегляния
ИНСТРУМЕНТАРИУМЪТ ЗА UC МЕ ПОМОГНА ДА ИДЕНТИФИЦИРАМЕ КЛЮЧОВИТЕ ЕЛЕМЕНТИ ОТ РАЗГРЪЩАНЕТО НА СЛУШАЛКИТЕ, КОИТО ТРЯБВАШЕ ДА РАЗГЛЕДАМ.
Ресурси
Ръководства за бърза настройка
Ръководства за настройка на видео
Допълнителни инструменти